Profesionales de la Unidad de Gestión de Información Asistencial de los hospitales universitarios Regional de Málaga y Virgen de la Victoria han diseñado un protocolo para la gestión correcta de las historias clínicas en situación de custodia especial, con el fin de mejorar los procedimientos administrativos.

La custodia de todas las historias clínicas hospitalarias tiene como objetivo garantizar la seguridad y confidencialidad de todos los documentos clínicos de un paciente y se rige por la normativa legal vigente, tanto a nivel estatal como autonómica. El establecimiento de un sistema de custodia especial de una determinada historia clínica se decide por la Dirección del centro y, a partir de ese momento, sólo personal autorizado tiene permitido el acceso a ella.

Actualmente, alrededor de 1.300 historias están actualmente en régimen de custodia especial. Son diversos los motivos por lo que una historia clínica puede entrar en régimen de custodia especial, entre los que se encuentran los casos de adopción, donación para adopción, sorden judicial, problemas sociales graves, tratamientos de fertilidad u otras causas. Siempre, por expresa indicación de la Dirección del centro.

El nuevo protocolo, que ha sido premiado como mejor comunicación oral en la Jornada sobre Avances en Documentación Sanitaria celebrada en Córdoba en octubre, permite unificar los procedimientos administrativos de entrada, inclusión y control de las historias en régimen especial, lo que ha supuesto un avance en calidad en el ámbito de la documentación sanitaria.

Sesenta y cinco profesionales, entre médicos documentalistas, técnicos superiores en documentación clínica, administrativos y celadores forman la Unidad de Gestión de Información Asistencial y son los responsables de los archivos clínicos, así como de la custodia de las historias clínicas de los centros hospitalarios.