Cuando se pretenden conocer cuales son las publicaciones de una entidad determinada, se diseña una ecuación de búsqueda a partir del nombre de la Institución con las palabras más significativas y genuinas, procurando que este diseño incluya las posibles variantes que de este nombre pudieran haber hecho los autores.
Por ejemplo, los artículos publicados por autores del Hospital, podrían haber incluido el nombre del centro de diferentes formas:

- Hospital Virgen de la Victoria - Hospital Universitario Virgen de la Victoria - Hospital Clínico Universitario Virgen de la Victoria - Hosp Clin Univ Virgen Victoria

Incluso otras variantes más extrañas

- H Virgen Victoria - Hosp Clin Univ - University Clinic Hospital - Clin Hosp - H. C. U. Virgen de la Victoria - Univ Hosp -

¿Cuál de estos dos grupos nos ofrecerían mayores posibilidades de éxito en la búsqueda de la producción científica del Hospital?

Cualquiera que haya sido su elección todos estaríamos de acuerdo en que la mejor opción es utilizar siempre el mismo nombre, y en cualquier caso una misma fórmula para su abreviación. En el examen de 162 artículos publicados en 2010 hemos identificado 44 variantes del mismo nombre. Para 2011 hemos mejorado, en 167 artículos sólo hay 26 variantes.

Otra pregunta que nos podemos hacer es: ¿Cómo se denomina al Hospital en las bases de datos internacionales?. La base de datos Scopus ha desarrollado una herramienta para la normalización de nombres de instituciones, nuestro hospital se identifica como: Hospital Universitari Virgen de la Victoria, aunque también admite algunas variantes - Hospital Universitario Virgen de la Victoria - Hospital Virgen de la Victoria - Hospital Clínico Universitario Virgen de la Victoria - Hosp. Univ. Virgen de la Victoria. Sin embargo el Ranking de Instituciones, publicado por SCIMAGO en 2010, nuestro hospital aparece como "Complejo Hospitalario Virgen de la Victoria".

Como este problema afecta a todas las instituciones, FECYT publicó en 2007 un documento titulado "Propuesta de manual de ayuda a los investigadores españoles para la normalización del nombre de autores e instituciones en las publicaciones científicas".

Una de sus más claras recomendaciones, además de insistir en la necesidad de que los autores indiquen la institución para la que trabajan, se refiere a la "Inclusión del centro o instituto en idioma original".